Mit einer Abmahnung rügt der Arbeitgeber das konkrete Fehlverhalten eines Arbeitnehmers und warnt ihn mit einer Kündigungsandrohung vor weiteren Verstößen.

Kommt ein Arbeitnehmer seinen Verpflichtungen aus dem Arbeitsvertrag nicht nach, so kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis nicht einfach kündigen. Bevor eine verhaltensbedingte Kündigung wegen einer arbeitsvertraglichen Pflichtverletzung ausgesprochen werden kann, muss der Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten hingewiesen werden.

Die Abmahnung hat drei Funktionen.

1. Dokumentationsfunktion:
Der Arbeitgeber muss den konkreten Sachverhalt benennen, durch den der Arbeitnehmer gegen den Arbeitsvertrag verstoßen hat. Es muss klar sein, durch welches Verhalten der Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt haben soll (Bestimmtheitsgebot).

2. Hinweisfunktion:
Dem Arbeitnehmer muss aufgezeigt werden, dass ein ganz bestimmtes Verhalten, dass in der Abmahnung beschrieben ist, aus Sicht des Arbeitgebers einen nicht zu duldenden Pflichtenverstoß dargestellt. Gleichzeitig ist der Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, wie das korrekte Verhalten aussehen müsste.

3. Warn- und Androhungsfunktion:
Der Arbeitgeber muss die konkrete Maßnahme bezeichnen, die er ergreifen wird, falls ein fortgesetzter bzw. wiederholter Verstoß gegen die konkret in der Abmahnung gerügten arbeitsvertraglichen Pflichten das Arbeitsverhältnis in seinem Bestand gefährdet.

Eine Abmahnung muss vier Bestandteile aufweisen. Zunächst ist das beanstandete Verhalten präzise unter Angabe von Datum, Uhrzeit und sonstigen Merkmalen des Geschehens zu schildern (Beispiel: “Am Montag, den 28.01.2019 haben Sie Ihre Arbeit erst um 8.45 Uhr und damit um 45 Minuten verspätet aufgenommen.“). Sodann muss die Pflichtverletzung gerügt werden (Beispiel: “Damit haben Sie gegen § 4 Ihres Arbeitsvertrages verstoßen.“). Der Arbeitnehmer ist eindringlich aufzufordern, sich künftig vertragstreu zu verhalten (Beispiel: “Wir erwarten, dass Sie Ihre Arbeitszeiten künftig einhalten und Ihre Arbeit pünktlich aufnehmen.“). Schließlich muss der Arbeitgeber eindeutig die arbeitsrechtlichen Konsequenzen für den Wiederholungsfall androhen (Beispiel: “Für den Wiederholungsfall behalten wir uns arbeitsrechtliche Schritte vor, die bis hin zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können“.).

Ein Abmahnschreiben darf nicht pauschal formuliert sein. Das Fehlverhalten des Mitarbeiters ist so konkret wie möglich zu benennen. Der Arbeitgeber muss außerdem genau angeben, gegen welche arbeitsvertragliche Pflicht der Mitarbeiter verstoßen hat. Nur allgemeine Hinweise reichen nicht. Es besteht kein gesetzliches Formerfordernis. Die Abmahnung kann daher auch mündlich ausgesprochen werden. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch stets die Schriftform. Des Weiteren ist es nicht erforderlich, dass das Abmahnschreiben das Wort “Abmahnung“ enthält. Die Funktion einer Abmahnung wird durch ein Schreiben erfüllt, das die Hinweis- und Warnfunktion ausgerichtet an den Maßstäben der Rechtsprechung erfüllt.

Die Abmahnung muss dem Arbeitnehmer zugegangen sein. Bestreitet dieser den Zugang der Abmahnung, trifft den Arbeitgeber die volle Beweislast dafür, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung erhalten hat.

Eine Abmahnung ist entbehrlich bei Vertrauensbruch (z. B. Diebstahl, Unterschlagung, Betrug), bei schwerwiegenden Störungen im Bereich des betrieblichen Zusammenlebens (z. B. Missbrauch von Kontrolleinrichtungen). Des Weiteren bedarf es keiner Abmahnung, wenn der Arbeitnehmer keinesfalls mit der Billigung seines Verhaltens rechnen konnte, wie dies z. B. bei der Tätigkeit für ein Konkurrenzunternehmen oder bei dem Abwerben von Kunden der Fall ist.

Mit der Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber für den betreffenden Fall auf sein Kündigungsrecht. Sofern ihm nach Zugang der Abmahnung bei dem Arbeitnehmer keine neuen Tatsachen bekannt werden, kann er den Arbeitnehmer nicht mehr allein wegen des abgemahnten Sachverhalts kündigen, selbst wenn die Verfehlung gravierend war. In der Praxis gilt die Regel, dass auf keinen Fall mehr als drei Abmahnungen im einschlägigen Pflichtenkreis ausgesprochen werden sollten. Spätestens danach muss der Arbeitgeber seinen unmissverständlichen Beendigungswillen durch Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung zum Ausdruck bringen.

Abzugrenzen ist die Abmahnung von Vorstufen wie der Ermahnung und der Verwarnung. Anders als die Abmahnung beinhalten diese Hinweise des Arbeitgebers keine Kündigungsandrohung.

Für eine Beratung zu diesem arbeitsrechtlichen Thema steht Ihnen die Kanzlei BAUMGARTE & KOLLEGEN Rechtsanwälte l Notar l Fachanwälte gern zur Verfügung.